Automatyczne uzupełnienie pól w pliku DOCX może ograniczyć przepisywanie danych, lecz nie kończy przygotowania oferty. Wzory zamawiających zawierają tabele, instrukcje, wybory i oświadczenia, których znaczenie trzeba zachować. Dokument przygotowany w BIDWAY powinien przejść kontrolę treści oraz układu na tle aktualnego oryginału.
Porównaj strukturę ze wzorem
Otwórz obok siebie dokument źródłowy i wygenerowany projekt. Sprawdź nagłówki, kolejność sekcji, liczbę tabel i końcowe oświadczenia. Uzupełnienie danych nie powinno usuwać części wzoru ani zmieniać sensu zobowiązania. Nie oceniaj kompletności wyłącznie na podstawie wyglądu pierwszej strony.
Sprawdź każde pole z odpowiedzią
Przejdź przez dane identyfikacyjne, część zamówienia, cenę, terminy i parametry. Zwróć uwagę na rubryki o podobnej nazwie w różnych tabelach. Poprawna wartość umieszczona w niewłaściwym polu nadal oznacza błąd. Porównaj projekt z zatwierdzonym zestawem odpowiedzi wykonawcy.
Oceń pola wyboru i warianty
Formularz może wymagać zaznaczenia opcji, usunięcia niewłaściwej odpowiedzi lub pozostawienia określonego wariantu. Nie zakładaj, że wszystkie takie elementy zostały rozpoznane automatycznie. Sprawdź instrukcję przy danym polu i zastosuj sposób wskazany w dokumentacji.
Przykład roboczy: wzór zawiera dwa alternatywne oświadczenia. Samo wpisanie danych firmy nie rozstrzyga, które z nich odpowiada jej sytuacji. Wybór powinien wynikać z potwierdzonych informacji, a nie z domyślnej pozycji w formularzu.
Skontroluj tabele i przejścia stron
Długie nazwy, rozbudowane opisy lub duża liczba pozycji mogą zmienić układ dokumentu. Sprawdź, czy nagłówki pozostają czytelne, liczby nie są ucięte, a podpis nie został oddzielony od istotnej części oświadczenia. Jeśli wprowadzasz poprawkę, ponownie obejrzyj cały plik.
Nie przenoś możliwości DOCX na każdy format
Praca na rozpoznanych polach DOCX nie oznacza automatycznego wypełnienia wszystkich wzorów PDF, arkuszy czy starszych dokumentów. Złożone układy mogą wymagać ręcznej edycji oryginału. Informację o koniecznej kontroli traktuj jako element procesu, nie jako powód do pomijania niewygodnej rubryki.
Zapisz wersję zaakceptowaną do dalszej pracy
Po kontroli oznacz plik jako zatwierdzony projekt i przekaż go do właściwego podpisania lub eksportu, zgodnie z wymaganiami postępowania. bidway.pl/ wspiera przygotowanie dokumentacji, natomiast wykonawca zatwierdza jej treść. Jeśli w procesie uczestniczy BIDWAY.pl, warto uzgodnić jedną lokalizację końcowych plików i osobę akceptującą zmiany. Ogranicza to ryzyko wysłania starszej wersji.
Powiązane poradniki
- Pytania z formularza: praca z analizatorem
- PDF z analizatora: sprawdzenie przed podpisem
- Projekty i oryginały w paczce z analizatora