Pobrana paczka może zawierać projekty dokumentów, oryginalne wzory i instrukcje dalszego działania. Wszystkie te pliki są przydatne, lecz pełnią różne funkcje. Przy pracy z BIDWAY warto je rozpoznać przed rozpoczęciem podpisywania. Obecność załącznika w archiwum nie oznacza jeszcze, że został on wypełniony, zatwierdzony albo przygotowany do złożenia.
Zrób spis zawartości paczki
Po pobraniu wypakuj dokumenty i sprawdź ich nazwy oraz przeznaczenie. Porównaj je z checklistą. Przy każdej pozycji zaznacz, czy jest projektem do kontroli, źródłowym wzorem, materiałem pomocniczym czy dokumentem wymagającym uzyskania z zewnątrz. Taki podział można prowadzić w prostej notatce obok folderu.
Przeczytaj instrukcję przed edycją
Instrukcja może wskazywać brakujące dane albo konieczność ręcznego uzupełnienia określonego formatu. Nie pomijaj jej dlatego, że w paczce znajduje się plik o nazwie podobnej do formularza ofertowego. Nazwa nie potwierdza kompletności treści ani sposobu przygotowania dokumentu.
Zachowaj oryginał do porównania
Wzór pobrany od zamawiającego powinien pozostać dostępny jako punkt odniesienia. Edytowaną kopię oznacz osobno. Pozwala to sprawdzić, czy podczas uzupełniania nie usunięto fragmentu oświadczenia, instrukcji lub tabeli. Jest to szczególnie ważne przy plikach, których system nie może automatycznie wypełnić.
Przykład organizacyjny: archiwum zawiera projekt pisma przewodniego i niewypełniony arkusz cenowy. Podpisanie samego pisma nie zastępuje przygotowania arkusza. Trzeba wrócić do wymagań i uzupełnić każdy rzeczywiście potrzebny dokument.
Oddziel instrukcje od załączników do oferty
Materiały pomocnicze służą wykonawcy do przygotowania pakietu. Nie należy automatycznie przesyłać zamawiającemu każdej pozycji z pobranego ZIP. Ustal, które dokumenty są wymagane w danym etapie, a które pozostają wewnętrzną dokumentacją pracy. Wyślij pliki zgodnie z instrukcją konkretnej platformy i postępowania.
Oznacz stan przygotowania
Przyjmij czytelne nazwy folderów, na przykład źródła, robocze i zatwierdzone. Unikaj wielu plików z dopiskiem „ostateczny”, gdy każdy zawiera inną wersję. Jeśli potrzebna jest poprawka, zachowaj informację o jej przyczynie i ponownie przeprowadź kontrolę dokumentu.
Kiedy paczka jest gotowa do kolejnego etapu?
Gdy wszystkie wymagane pozycje mają wyjaśniony status, dane zostały sprawdzone, a osoba podpisująca otrzymała właściwe wersje. bidway.pl/ wspiera przygotowanie, zaś szerszy obieg dokumentów można uzgodnić z BIDWAY.pl. Sama możliwość pobrania archiwum nie zastępuje tego ostatniego przeglądu.
Powiązane poradniki
- Warunkowa checklista z analizatora przetargów
- Dowody i oświadczenia w analizie przetargu
- DOCX z analizatora: kontrola uzupełnionych pól